Hướng dẫn xác định thời điểm bị truy thu kinh phí công đoàn từ năm 2026

Doanh nghiệp cần lưu ý gì để tránh phát sinh truy thu và tiền lãi chậm đóng

Doanh nghiệp cần lưu ý gì để tránh phát sinh truy thu và tiền lãi chậm đóng?

Từ năm 2026, quy định về kinh phí công đoàn tiếp tục là một trong những nội dung được nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt là vấn đề xác định thời điểm bị truy thu đối với các trường hợp chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ kinh phí công đoàn. Việc nắm rõ quy định sẽ giúp doanh nghiệp chủ động rà soát nghĩa vụ tài chính, hạn chế phát sinh tiền lãi chậm đóng và các rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.

Doanh nghiệp nào phải đóng kinh phí công đoàn?

Theo quy định của Luật Công đoàn năm 2024, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc có trách nhiệm đóng kinh phí công đoàn.

Mức đóng kinh phí công đoàn được xác định bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.

Một điểm đáng lưu ý là việc doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở không làm thay đổi trách nhiệm đóng kinh phí công đoàn. Chỉ cần doanh nghiệp có người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc thì nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn vẫn phát sinh theo quy định.

Khi nào doanh nghiệp bị xác định là chậm đóng kinh phí công đoàn?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được xác định là chậm đóng kinh phí công đoàn trong các trường hợp:

• Chưa thực hiện đóng kinh phí công đoàn đúng thời hạn;
• Đóng chưa đủ số tiền phải đóng;
• Đóng không đúng kỳ hạn theo quy định.

Việc chậm đóng có thể dẫn đến nghĩa vụ nộp thêm tiền lãi tính trên số tiền kinh phí công đoàn chưa đóng hoặc đóng thiếu.

Khi nào doanh nghiệp bị xem là không đóng kinh phí công đoàn?

Doanh nghiệp có thể bị xác định là không đóng kinh phí công đoàn nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Không thực hiện trích nộp kinh phí công đoàn;
• Không đóng hoặc đóng chưa đầy đủ trong thời gian từ 60 ngày trở lên kể từ ngày đến hạn đóng;
• Đóng thiếu số lượng lao động thuộc diện phải tham gia đóng kinh phí công đoàn.

Đây là những trường hợp có nguy cơ phát sinh truy thu và các khoản chi phí bổ sung mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Hướng dẫn xác định thời điểm bị truy thu kinh phí công đoàn từ năm 2026

Đây là nội dung được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất.

Theo hướng dẫn mới, thời điểm bị truy thu kinh phí công đoàn không được tính từ thời điểm cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hoặc phát hiện vi phạm.

Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ bị truy thu kể từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn nhưng chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ.

Ví dụ minh họa

Doanh nghiệp A có 15 lao động tham gia BHXH bắt buộc từ tháng 01/2026 và thuộc diện phải đóng kinh phí công đoàn theo quy định.

Tuy nhiên, doanh nghiệp chưa thực hiện đóng khoản kinh phí này.

Đến tháng 09/2026, cơ quan có thẩm quyền tiến hành kiểm tra và phát hiện vi phạm.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể bị truy thu kinh phí công đoàn kể từ tháng 01/2026, đồng thời có thể phát sinh tiền lãi chậm đóng theo quy định.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Để hạn chế rủi ro bị truy thu kinh phí công đoàn trong tương lai, doanh nghiệp nên:

• Rà soát số lượng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc;
• Kiểm tra tình trạng đóng kinh phí công đoàn tại đơn vị;
• Đối chiếu thời điểm phát sinh nghĩa vụ đóng để thực hiện đầy đủ, đúng hạn;
• Chủ động tham khảo ý kiến của đơn vị tư vấn kế toán, thuế hoặc pháp lý khi có vướng mắc.

Việc tuân thủ đúng quy định ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế phát sinh chi phí không cần thiết mà còn góp phần đảm bảo hoạt động kế toán, lao động và tài chính được thực hiện ổn định, minh bạch.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát nghĩa vụ công đoàn, kê khai lao động, bảo hiểm xã hội hoặc các thủ tục kế toán – thuế liên quan, Kế toán Minh Khôi luôn sẵn sàng đồng hành và tư vấn giải pháp phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

Xem thêm: Thuế xăng dầu 8% mới nhất 2026 áp dụng từ 01/07/2026