Hóa đơn chuyển đổi là gì và quy trình chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hãy cùng dành thời gian theo dõi hóa đơn chuyển đổi là gì và quy trình chuyển đổi cùng Công Ty Dịch Vụ Kế Toán Minh Khôi nhé

1. Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì?

1.1 Định nghĩa

Hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật được gọi là hóa đơn chuyển đổi. Tùy vào mục đích sử dụng khi người lập hóa đơn mà có thể chuyển đổi từ dạng hóa đơn điện tử trên sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật.

1.2 Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?

Chính vì HĐĐT chuyển đổi không có giá trị về mặt pháp lý, nên các hóa đơn chuyển đổi không cần phải đóng dấu.

1.3. Cách phân biệt hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

• Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
• Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi.
• Thời gian thực hiện chuyển đổi.

2. Quy trình thực hiện chuyển đổi

Ở trên là hóa đơn chuyển đổi là gì và bây giờ chúng ta hãy tìm hiểu quy trình chuyển đổi hóa đơn như thế nào!

Bước 1:

Từ file điện tử của hoá đơn điện tử do bên bán xuất khi bán hàng. Bên bán hoặc bên mua có nhu cầu chuyển đổi tiến hành lưu trữ file điện tử của hoá đơn. Được thể hiện dưới dạng file pdf về máy tính.

Bước 2:

Bên bán hoặc bên mua tiến hành in hoá đơn giấy từ hoá đơn định dạng pdf.

Bước 3:

Tiến hành ký tên và ghi rõ họ tên của chủ thể thực hiện quá trình chuyển đổi.

3. Lợi ích của việc doanh nghiệp chuyển đổi hoá đơn giấy sang điện tử

Việc chuyển đổi hoá đơn giấy sang hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp khắc phục được những nhược điểm. Tốn kém chi phí, thời gian, công sức cho việc in ấn, xuất hoá đơn và lưu trữ, gửi hoá đơn thủ công. Bên cạnh đó, hình thức hoá đơn này lại tồn tại nhiều rủi ro. Về hoá đơn giả, hoá đơn bị thất lạc, mất hỏng hóa đơn… Nhưng khi chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử đó không còn là nỗi lo đối với doanh nghiệp.

4. Hoá đơn điện tử giúp được gì cho doanh nghiệp?

– Tiết kiệm lên đến 90% chi phí cho việc in ấn, bảo quản, lưu trữ, vận chuyển hoá đơn.

– Giảm thiểu tối đa thời gian cho kế toán cho việc xuất hoá đơn, gửi hoá đơn. Rút ngắn quá trình thu hồi công nợ của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc tìm kiếm tra cứu hoá đơn cũng diễn ra nhanh chóng chỉ với một vài click chuột.

– Tăng mức độ tin cậy của hoá đơn.

– Hoá đơn được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống lên đến 10 năm. Không còn tình trạng mất hỏng hóa đơn do cháy, nổ hay các ảnh hưởng tác động bên ngoài.

– Lập, xuất, tra cứu, quản trị tình hình hoá đơn mọi lúc, mọi nơi trong môi trường internet.

– Gửi hoá đơn điện tử cho khách hàng với phương thức đa dạng, nhanh chóng.

– Tích hợp các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác (CRM, ERP…), phần mềm kế toán, quản lý bán hàng….

– Tự động báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn nhanh chóng chính xác.

5. Thủ tục huỷ hoá đơn giấy để chuyển sang hóa đơn điện tử

Để thực hiện thủ tục hủy hóa đơn của tổ chức (doanh nghiệp, hợp tác xã…). Hộ, cá nhân kinh doanh và trình tự các đơn vị cần đảm bảo thực hiện như sau:

Bước 1:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh cần phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hộ, cá nhân kinh doanh không cần phải thành lập Hội đồng khi tiến hành hủy hóa đơn.

Thành phần Hội đồng hủy hóa đơn bao gồm:

– Đại diện lãnh đạo của doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh

– Đại diện bộ phận kế toán của doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh.

Bước 2:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh cần phải thực hiện lập bảng kiểm kê những hóa đơn cần hủy.

Bước 3: Thực hiện ký biên bản hủy hóa đơn

Các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn cần phải ký xác nhận vào biên bản hủy hóa đơn. Và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu việc huỷ hoá đơn có sai sót.

Bước 4: Thông báo kết quả của việc hủy hóa đơn

Đơn vị cần làm thông báo kết quả huỷ hoá đơn theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3. Thông báo phải đảm bảo đầy đủ các nội dung: Loại, Ký hiệu, Số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, Ngày giờ hủy, Phương pháp hủy, Lý do hủy.

Thông báo kết quả hủy hóa đơn cần được lập thành hai (2) bản. Trong đó 1 bản lưu, bản còn lại gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày đơn vị thực hiện hủy hóa đơn.

Kết luận:

Vừa rồi là những chia sẻ của KẾ TOÁN MINH KHÔI về Hóa đơn chuyển đổi là gì và quy trình chuyển đổi. Ngoài ra bạn có thắc mắc về các dịch vụ kế toán liên quan. Hãy liên hệ đến Dịch vụ kế toán trọn gói của KẾ TOÁN MINH KHÔI để được tư vấn tận tình, miễn phí nhé.

Tham khảo thêm youtube của kế toán minh khôi tại đây