Hóa đơn đỏ là gì? Khi xuất hóa đơn cần lưu ý những điều gì? Khi nào thì các doanh nghiệp được xuất HĐ đỏ? Hãy cùng Kế toán Minh Khôi giải đáp những vấn đề mà bạn đang thắc mắc nhé

Định nghĩa

Hóa đơn đỏ là một tên gọi khác của hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn VAT. Do chính Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in ra sau khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế. HĐ đỏ sẽ do bên cung ứng sản phẩm, dịch vụ xuất. Được dùng để làm căn cứ xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước.

Hiện nay, các DN đã được phép tự in hoặc đặt in HĐ đỏ và có thể tự thực hiện việc phát hành hóa đơn. Cơ quan thuế chỉ phát hành hóa đơn lẻ, biên lai thu phí, các loại lệ phí theo luật định. Và có vai trò quản lý việc phát sinh và sử dụng hóa đơn của đơn vị.

Hóa đơn đỏ dùng để làm gì?

Việc mua bán hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải có hóa đơn. Việc lập hóa đơn là trách nhiệm của người bán hàng hóa, dịch vụ.

Trong bất cứ giao dịch mua bán hàng hoá, dịch vụ nào cũng phải có hoá đơn. Lập hoá đơn cũng là trách nhiệm của người bán hàng.

HĐ đỏ là căn cứ để người mua, cũng là người lưu giữ hoá đơn. Kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, hoàn thuế…

Quy định về việc xuất hóa đơn

Khi xuất hóa đơn đỏ cần lưu ý

• Nội dung viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và gạch chéo phần còn trống.
• Nội dung thể hiện trên HĐ đỏ không được tẩy sửa, xóa và cùng một loại mực.
• Điền đầy đủ thông tin về người mua hàng một cách chính xác.
• Người viết phải kẹp 3 liên viết cùng lúc, nội dung trên các liên phải đồng nhất, không được viết tách riêng từng liên.
• Số hóa đơn lập phải liên tục, từ số nhỏ tới lớn.
• Ngày/tháng/năm ghi trên trên hóa đơn vào thời điểm phát sinh giao dịch. Hoặc ngay sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho bên mua.
• Hình thức thanh toán có thể là chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt.

Thế nào là một hóa đơn hợp lệ

HĐ đỏ hợp lệ hoá đơn viết đúng theo Nguyên tắc quy định. Tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và 219/2013/TT-BTC như sau:

+ Bao gồm đầy đủ nội dung bắt buộc trên hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên giao dịch mua bán.

+ Tên hàng hoá, dịch vụ phải gồm các chỉ tiêu như đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (ghi bằng cả số và chữ).

+Hai bên mua bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán, ngày tháng năm lập hoá đơn.

Khi nào doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn

DN được phép xuất hóa đơn khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sử dụng theo quy định của pháp luật. Theo đó, doanh nghiệp phải là đơn vị được thành lập hợp pháp. Có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng. Ngoài ra, doanh nghiệp đó phải có tên riêng đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh. Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Sau đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng ký thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.

Với doanh nghiệp mới thành lập có thể đăng ký thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Khi đáp ứng một trong những điều kiện sau:

• Đang hoạt động, có nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hoặc đã thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ.
• Đã có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn GTGT. Do đã đăng ký tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Phải thỏa mãn các điều kiện về đặt in hóa đơn, tự in hóa đơn theo quy định của pháp luật nếu được đặt in hóa đơn.
• Nếu đã đăng ký khấu trừ thuế theo phương pháp trực tiếp. Thì phải thông báo áp dụng phương pháp tính thuế GTGT. Sau đó gửi lên Chi cục thuế hoặc Cục thuế quản lý.

Các doanh nghiệp sau khi đã đăng ký áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. Thì được sử dụng HĐ đỏ hợp pháp.

Thực trạng mua bán hóa đơn

Nhiều doanh nghiệp mua và bán HĐĐ trên thị trường hiện nay để bù trừ, cân đối giữa thuế GTGT đầu ra và đầu vào. Hành động này nhằm mục tiêu hạn chế số tiền thuế GTGT phải nộp cho cơ quan nhà nước. Từ đó làm chứng từ ghi nhận chi phí tính thuế, giảm số tiền thuế thu nhập DN cần nộp trong năm.

Tình trạng mua bán HĐĐ này thường xảy ra tại các doanh nghiệp quy mô nhỏ. Hoạt động trong các lĩnh vực như thi công, vận tải, xây lắp và thương mại,…

Việc mua – bán HĐĐ (hóa đơn GTGT) là hành vi trái pháp luật và các bên liên quan sẽ phải chịu nhiều rủi ro tiềm ẩn.

Kết luận

Bài viết trên chia sẻ thông tin về HĐ đỏ trong doanh nghiệp. Ngoài ra bạn có thắc mắc về các dịch vụ kế toán liên quan. Hãy liên hệ đến dịch vụ Kế toán Minh Khôi để được tư vấn tận tình miễn phí nhé!