Thủ tục đăng ký người phụ thuộc khi thay đổi công ty theo quy định mới 2025

Ngày 30/7/2025, Cục Thuế đã có Công văn số 2821/CT-CS trả lời kiến nghị của độc giả về việc có cần đăng ký lại người phụ thuộc khi người nộp thuế thay đổi công ty hay không. Đây là vấn đề được rất nhiều cá nhân, kế toán và doanh nghiệp quan tâm trong quá trình kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

đăng kí người phụ thuộc – văn bản từ cục thuế- trang 1

đăng kí người phụ thuộc – văn bản từ cục thuế – trang 2

đăng kí người phụ thuộc – văn bản từ cục thuế – trang 3

1. Cơ sở pháp lý

Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính (Điều 9).
Quyết định số 40/QĐ-BTC ngày 13/01/2023 của Bộ Tài chính.

Theo quy định hiện hành:

Người nộp thuế (NNT) chỉ cần đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh.
Tuy nhiên, khi thay đổi nơi làm việc, cơ quan thuế quản lý mới hoặc tổ chức chi trả thu nhập mới không có dữ liệu chia sẻ từ nơi cũ. Vì vậy, cá nhân bắt buộc phải đăng ký lại người phụ thuộc tại đơn vị mới để tiếp tục được tính giảm trừ gia cảnh.

2. Quy định cụ thể về đăng ký người phụ thuộc

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công phải lập hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (theo mẫu quy định) và nộp cho tổ chức trả thu nhập.
Tổ chức trả thu nhập sẽ lưu giữ 01 bản và nộp 01 bản cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
Trường hợp cá nhân trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế, thì nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cùng thời điểm nộp tờ khai thuế TNCN.
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc chỉ cần nộp một lần duy nhất, trừ khi có thay đổi nơi công tác hoặc thay đổi người phụ thuộc.

3. Lý do phải đăng ký lại người phụ thuộc khi đổi công ty

Mặc dù cơ quan thuế đã cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và ghi nhận mối quan hệ trên hệ thống, nhưng do hiện nay chưa có cơ chế kết nối, chia sẻ dữ liệu đầy đủ giữa các tổ chức chi trả thu nhập, đơn vị mới sẽ không có căn cứ để tự động tính giảm trừ gia cảnh.
Vì vậy, để tiếp tục hưởng quyền lợi, người nộp thuế cần thực hiện thủ tục đăng ký lại.

4. Hướng đi sắp tới

Hiện tại, Bộ Tài chính đang trong quá trình xây dựng dự thảo Luật Thuế TNCN (thay thế) và Luật Quản lý Thuế (thay thế). Đồng thời, ngành thuế sẽ triển khai hệ thống dữ liệu điện tử tập trung, cho phép lưu trữ và tra cứu thông tin người phụ thuộc trên toàn quốc. Khi đó, người lao động sẽ không còn phải làm lại thủ tục khi chuyển nơi làm việc.

Xem thêm: Thay đổi quan trọng về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ ngày 01/07/2025