Hóa đơn hàng bán trả lại – Giải đáp mọi thắc mắc cho doanh nghiệp

Bài viết hôm nay sẽ đi sâu hơn vào việc “giải mã” hóa đơn hàng bán trả lại, giúp các bạn doanh nghiệp an tâm và tự tin trong việc lập hóa đơn chính xác, đầy đủ theo quy định.

1. HÀNG BÁN TRẢ LẠI CÓ XUẤT HÓA ĐƠN KHÔNG?

Quy định tại điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

“Theo người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biểu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuê theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

Như vậy:

– Khi bên mua hoàn trả hàng hóa (hàng bán trả lại) cho bên bán -> Thì phải xuất hóa đơn hàng bán trả lại.

Và nội dung trên hóa đơn điện tử trả lại hàng cũng phải theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

2. QUY ĐỊNH VỀ VIỆC XUẤT HÓA ĐƠN TRẢ LẠI HÀNG

Theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định đối với hóa đơn điện tử:

“b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bản thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP; 3. Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thể (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuê.”

Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định Xử lý hóa đơn có sai sót:

“2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuê đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bản phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bản thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bản thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục LA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuê hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sốt phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trong trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bản lập hóa đơn điện tử thay thể hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện từ mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện từ đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuê) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuê).

3. KHI NÀO DOANH NGHIỆP CẦN LẬP HÓA ĐƠN HÀNG BÁN TRẢ LẠI

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp cần lập hóa đơn hàng bán trả lại trong 2 trường hợp chính:

Trường hợp 1: Khách hàng trả lại toàn bộ hàng hóa đã mua.

Ví dụ: Doanh nghiệp A bán cho khách hàng B 10 chiếc điện thoại với giá 10.000.000 đồng/chiếc, bao gồm thuế GTGT. Sau đó, khách hàng B trả lại toàn bộ 10 chiếc điện thoại vì lý do không ưng ý.

Trường hợp 2: Khách hàng chỉ trả lại một phần hàng hóa đã mua.

Ví dụ: Doanh nghiệp C bán cho khách hàng D 5 chiếc máy tính xách tay với giá 20.000.000 đồng/chiếc, bao gồm thuế GTGT. Sau đó, khách hàng D trả lại 2 chiếc máy tính xách tay vì lý do lỗi sản phẩm.

4. QUY TRÌNH LẬP CHI TIẾT HÓA ĐƠN HÀNG  BÁN TRẢ LẠI

Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ theo quy định, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình lập hóa đơn hàng bán trả lại theo mẫu tại TT64 một cách bài bản, chi tiết:

Bước 1: Xác định loại hóa đơn cần lập

Hiện nay, có 2 loại hóa đơn hàng bán trả lại phổ biến:

Hóa đơn điện tử: Áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu từ 200 tỷ đồng trở lên/năm hoặc doanh nghiệp tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn giấy: Áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu dưới 200 tỷ đồng/năm hoặc chưa tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ cần thiết

Để lập hóa đơn, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau:

Hóa đơn bán hàng đã xuất cho khách hàng: Đây là hóa đơn gốc chứng minh cho việc doanh nghiệp đã bán hàng cho khách hàng. Biên bản ghi rõ lý do, số lượng hàng hóa trả lại, giá trị hàng hóa trả lại (không bao gồm thuế GTGT): Biên bản này do hai bên (doanh nghiệp và khách hàng) thống nhất và ký tên.

Bước 3: Lập hóa đơn

Đối với hóa đơn điện tử:

Sử dụng phần mềm kế toán có tích hợp chức năng lập hóa đơn điện tử hoặc kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử quốc gia để lập hóa đơn.Cung cấp đầy đủ thông tin theo hướng dẫn của phần mềm