Đóng dấu giáp lai chuẩn đúng cách

Đóng dấu giáp lai là một trong những hình thức đóng dấu phổ biến trong các văn bản. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách đóng dấu sao cho chuẩn. Hãy cùng Kế toán Minh Khôi tìm hiểu nhé!

Con dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là con dấu dùng để đóng lề trái hoặc phải của tài liệu bằng 2 tờ trở lên. Để tất cả các tờ có thông tin về con dấu có thể đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản. Và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

Việc đóng dấu GL trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Mục đích đóng dấu giáp lai

– Tránh việc thay đổi tài liệu được trình hoặc nộp đơn khi có yêu cầu giao kết hợp đồng. Hay làm hồ sơ để nộp lên các cơ quan Nhà nước.

– Đóng dấu GL còn đảm bảo tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế. Hoặc người nào đó cố tình làm sai lệnh thông tin kết quả mà các công ty/DN đăng ký trước đó.

Nhìn chung thì việc đóng dấu GL đảm bảo sự khách quan và chuẩn xác cho các văn bản. Vì vậy, các nội dung trong văn bản và giấy tờ cũng hạn chế tối đa tình trạng bị thay đổi.

Hướng dẫn đóng dấu giáp lai chuẩn đúng cách

Theo điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì giáp lai phải được đóng theo các quy định sau:

• Giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.

• Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Các văn bản cần sử dụng dấu giáp lai

Sổ chứng thực

• Dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

• Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống. Phải đóng dấu GL từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm.

Bản sao

• Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối. Nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu GL.

• Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao. Được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

• Văn bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

• Người phiên dịch ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng. Và ký vào từng trang của bản dịch.

• Bản dịch được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu GL.

Kết luận:

Vừa rồi là chia sẻ của kế toán Minh Khôi về cách đóng dấu giáp lai chuẩn theo quy định pháp luật 2022. Ngoài ra bạn có thắc mắc về các dịch vụ kế toán liên quan. Hãy liên hệ đến dịch vụ kế toán Minh Khôi để được tư vấn tận tình, miễn phí.